Qu'est-ce qu'un visa chapeau ?
Sur un document, un seul visa peut faire foi : le visa chapeau. Il est signalé par une couronne 👑 sur son badge.
✅ Il porte la décision finale sur le document.
⏹ À son émission, les autres visas encore ouverts sur le document sont clos.
🔒 Tout est tracé dans le journal d'activité, à la demande comme à l'émission.
Seuls les Modérateurs et Administrateurs du dossier peuvent désigner un visa chapeau. Pour les autres rôles, l'option n'apparaît pas.
Désigner le visa chapeau
Sélectionnez le ou les documents, puis cliquez sur Ajouter des visas.
Sous Visas disponibles, sélectionnez les visas à demander.
Activez l'interrupteur 👑 Visa chapeau. Il apparaît dès qu'un visa est sélectionné.
Avec un seul visa : le message « CPS sera le visa chapeau » confirme votre choix.
Avec plusieurs visas : choisissez le visa chapeau dans le menu déroulant à côté de l'interrupteur. Le premier visa sélectionné est proposé par défaut.
Cliquez sur Ajouter.
Dans la liste des documents, le badge du visa chapeau porte la couronne 👑.
⚠️ Choisissez le chapeau avant de cliquer sur Ajouter. Une fois la demande envoyée, vous ne pouvez plus désigner, déplacer ni retirer le visa chapeau. Un visa déjà présent sur le document ne devient pas chapeau.
Quand l'interrupteur est grisé
🔒 Le document a déjà un visa chapeau, posé à la main ou par une automatisation, même déjà émis. Le message « Ce document a déjà un visa chapeau (XXX) » s'affiche.
📑 Vous avez sélectionné plusieurs documents : le chapeau n'est posé que sur ceux qui n'en ont pas. La ligne d'aide indique « Appliqué sur n fichiers sur m ». Si tous ont déjà un chapeau, l'interrupteur est grisé.
Ce qui se passe à l'émission du visa chapeau
Quelle que soit la décision (✅ Approuver, 💬 Observation, ❌ Refuser ou ⊖ Non concerné) :
Une fenêtre de confirmation liste les visas qui vont être clos. Vérifiez-la avant de valider.
Tous les autres visas non rendus du document passent en « Non rendu ». Cela inclut les visas d'automatisation et les étapes d'un circuit qui n'ont pas encore démarré.
Si aucun autre visa n'est ouvert, la décision est enregistrée directement, sans confirmation.
💡 Engagement et traçabilité. Émettre un visa chapeau, c'est trancher pour tout le circuit. Les visas passés en « Non rendu » restent visibles et datés dans le journal d'activité : vous savez qui n'a pas répondu à temps, ce qui compte en cas de litige.
💡 Visa groupé. Si vous émettez un visa chapeau sur plusieurs documents à la fois, la même règle s'applique sans confirmation document par document.
En résumé
| 👑 Chapeau posé à la demande | 👑 Chapeau d'automatisation |
Où le définir | Lors de la demande de visa | Dans l'automatisation de visa |
Qui | Modérateur, Administrateur | Celui qui configure l'automatisation |
À son émission | Tous les autres visas non rendus passent en « Non rendu » | Seules les étapes précédentes passent en « Non rendu » |
Badge | Couronne 👑 | Couronne 👑 |
La règle simple à retenir
Le visa chapeau se choisit à la demande : quand il est émis, tous les visas encore ouverts sur le document sont clos.
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