1. Demande de visa sur un fichier
Lorsqu’un fichier nécessite un visa, une notification est envoyée aux personnes concernées.
Pour éviter la multiplication d’e-mails, ces notifications sont regroupées par batch de 15 minutes : toutes les demandes apparues dans ce laps de temps sont compilées en un seul envoi. Cela permet de limiter la surcharge de messagerie et d’optimiser la gestion des visas.
2. Traitement du visa
Lorsque vous recevez une demande, vous pouvez la traiter instantanément, Quatre actions sont possibles :
• Approuvé : le visa est accordé.
• Commentaire : vous ajoutez un message ou une précision.
• Pas concerné : vous n’êtes pas impliqué par cette demande.
• Refusé : le visa n’est pas accordé.
Cette réponse est prise en compte immédiatement et renvoyée à l’émetteur de la demande sous forme de notification.
3. Date d’échéance du visa
Chaque visa dispose d’une date d’échéance afin de garder un contrôle sur les délais de validation.
Trois envois de rappel sont programmés automatiquement :
1. 1 jour avant l’échéance : un e-mail informe l’utilisateur que ses visas arrivent bientôt à échéance.
2. Le jour J : un message indique que les visas arrivent à échéance le jour même.
3. Le jour +1 : les visas sont signalés comme échus, ce qui peut entraîner une alerte plus urgente ou une relance supplémentaire.
Ce système de relances et d’automatisations permet d’assurer le suivi complet des visas, d’optimiser la collaboration entre les utilisateurs et de garantir le respect des délais de validation.