1. Création d'un appel d'offre DAO
Accès au dossier
Rendez-vous dans le dossier où vous souhaitez créer l'appel d'offre.
Cliquez sur "Nouveau" > "Boîte de dépôt" ou effectuez un clic droit et sélectionnez "Boîte de dépôt".
Remplissage des informations de l'appel d'offre
Après avoir cliqué sur "Boîte de dépôt", un modal apparaît et vous invite à renseigner les informations de votre appel d'offre.
Titre de votre dossier : Nom de votre appel d'offre.
Description : Cette description permet de préciser votre appel d'offre elle sera également consultable par les entreprises soumissionaires.
Fixer une échéance (optionnelle) : Permet de définir une date limite de réponse, un compte à rebours et de relancer automatiquement les entreprises n'ayant pas répondu.
Autoriser le transfert en retard : permet la réponse à l'appel d'offre malgré l'échéance fixée. Un soumissionnaire pourra répondre a l'appel d'offre passé l'échéance.
Mot de passe (optionnel) : Ajoute une sécurité supplémentaire si l'appel d'offre est confidentiel.
Fichiers requis : Liste des documents que les entreprises devront obligatoirement fournir (ex. : attestation de poursuites, liste de prix, etc.).
Cliquez sur "Créer".
Un dossier d’appel d’offres se distingue visuellement des autres grâce à une vignette spécifique. Il est représenté par une icône de carton sur le dossier.
2. Organisation des pièces de l'appel d'offre
Une fois l'appel d'offre créé, ouvrez-le pour structurer son contenu.
Ajoutez des dossiers et sous-dossiers selon vos besoins.
Importez des fichiers : PDF, maquettes IFC, documents techniques, etc.
3. Envoi de l'appel d'offre aux entreprises
Invitation des entreprises
Ouvrez votre appel d'offre.
Effectuez un clic droit et choisissez "Gérer les invités".
Entrez les adresses e-mails des entreprises invitées.
Cliquez sur "Inviter".
Ce que reçoit l'entreprise invitée
Une notification par e-mail avec un lien d'accès.
Accès en ligne aux documents.
Possibilité de télécharger les fichiers en ZIP.
4. Réponse à l'appel d'offre par l'entreprise
Accès à l'interface de réponse
L'entreprise clique sur le bouton "Déposer mon dossier".
Un modal s'ouvre.
Soumission de l'offre
Pour répondre à l'appel d'offre, l'entreprise consultée devra :Ajouter les documents demandés et d'autre si nécéssaire.
Remplir les informations (nom de l'entreprise, numéro de téléphone, adresse e-mail).
Validation par clic sur "Transférer".
Stockage des réponses
Un dossier au nom de l'entreprise est créé dans l'appel d'offre.
Chaque pièce envoyée est préfixée par le nom de l'entreprise.
5. Notifications automatiques
Pour l'entreprise consultée
Invitation initiale à l'appel d'offre.
Rappels automatiques :
2 jours après l'invitation si la personne n'a ouvert l'e-mail.
6 jours après l'invitation si la personne n'a ouvert l'e-mail.
Rappels avant la date limite :
7 jours avant l'échéance.
3 jour avant l'échéance.
1 jour avant l'échéance.
Pour l'initiateur de l'appel d'offre
Notification lors de la consultation de l'appel d'offre.
Notification lors du dépôt d'une réponse.
Consultation des actions des entreprises via "Gérer les invités".
Conclusion
Avec cette fonctionnalité de BIMONO, vous pouvez gérer de manière efficace et sécurisée vos appels d'offres, tout en assurant un suivi optimal des entreprises consultées. Cette solution simplifie le processus de dépôt et de relance, garantissant une meilleure organisation de vos projets.