Étape 1 : Accéder à la section Nomenclature
Dans le menu de gauche, sous outils, cliquez sur Automatisation.
Sélectionnez Nomenclature dans le sous-menu.
Cliquez sur Nouveau Workflow pour créer un nouveau système de nomenclature.
Étape 2 : Configurer votre nomenclature
Sur la page de création du workflow de nomenclature, plusieurs options vous sont proposées :
Définir un titre :
Donnez un nom à votre nomenclature pour la retrouver facilement par la suite.
Choisir un dossier :
Sélectionnez le dossier dans lequel cette nomenclature sera appliquée. Tous les documents déposés dans ce dossier suivront les règles définies.
Définir les règles de nommage :
Dans la section Alors, configurez les règles de nommage souhaitées.
Important : Les différents champs que vous définissez seront automatiquement séparés par un underscore (_).
Étape 3 : Les champs disponibles
Voici les champs que vous pouvez utiliser pour personnaliser le nommage de vos fichiers :
Date automatique :
Ajoute automatiquement la date du jour au format AAAAMMJJ lors de la dépose du document.
(Exemple : 20241216)
Date de sélection :
Permet à l'utilisateur de choisir une date personnalisée au moment de la dépose.
Index alphabétique :
Génère un indice alphabétique (0, A, B, etc.) qui s'incrémentera automatiquement pour les documents portant le même nom.
Index numérique :
Même principe que l'index alphabétique, mais avec des chiffres (0, 1, 2, 3, etc.).
Liste déroulante :
Offre à l'utilisateur un choix parmi des options prédéfinies. Idéal pour indiquer des niveaux (10, 20, 30) ou des disciplines (CVS, SAN, ELE, etc.).
Nom du dossier :
Ajoute automatiquement le nom du dossier dans lequel le fichier est déposé.
Nom du fichier :
Conserve le nom d'origine du fichier.
Numéro GED :
Attribue un numéro unique basé sur le dossier racine. Utile pour garantir un identifiant unique à chaque fichier.
Texte libre :
Permet à l'utilisateur de saisir un texte personnalisé au moment de la dépose.
Texte figé :
Ajoute un texte prédéfini directement dans le nom du fichier. (Exemple : "PROJET_2024")
Exemple de résultat
Si vous configurez une nomenclature avec les champs suivants :
Date automatique
Index alphabétique
Nom du fichier
Un fichier nommé déposé le 16 décembre 2024, nommé "Plan Etage" et avec l’indice "A", serait renommé comme suit :
20241216_A_Plan Etage
NB :
Lorsque la détection automatique de la nomenclature est activée, un fichier correctement nommé est validé automatiquement.
Attention
La reconnaissance échouera si le nombre d’underscore (_) dans le nom du fichier ne correspond pas exactement à la structure attendue.Exemple valide (si la nomenclature attend : Date_Nom de Fichier)20240210_Plan Facade (1 underscore)Exemple invalide (underscore en trop)20240210_Plan_Facade (3 underscores)